La inteligencia de negocios (BI, por sus siglas en inglés) es el proceso de analizar datos para obtener información útil que ayude a tomar mejores decisiones empresariales. La BI puede ayudar a mejorar el rendimiento, la eficiencia y la competitividad de una organización. Para explorar tu BI, necesitas seguir algunos pasos básicos que te permitan recopilar, procesar y visualizar los datos relevantes. En este artículo, te explicaremos estos pasos y te mostraremos un ejemplo práctico de cómo una empresa que produce embutidos puede aplicarlos para mejorar su negocio.

Pasos para explorar tu BI

Objetivo

Lo primero que debes hacer es definir el objetivo o la pregunta que quieres responder con tu BI. Por ejemplo, ¿quieres aumentar tus ventas, reducir tus costos, identificar nuevas oportunidades o evaluar el impacto de una estrategia? El objetivo debe ser claro, específico y medible, para que puedas diseñar tu proyecto de BI en función de él.

En nuestro ejemplo, supongamos que la empresa de embutidos quiere aumentar sus ventas en un 10% en el próximo trimestre. Este sería su objetivo principal, y a partir de él, podría plantearse algunas preguntas secundarias, como ¿qué productos son los más vendidos y los más rentables?, ¿qué canales de distribución son los más efectivos?, ¿qué segmentos de clientes son los más fieles y los más satisfechos?, o ¿qué factores externos influyen en la demanda de sus productos?

Definir fuentes de datos

Una vez que tengas tu objetivo, debes identificar las fuentes de datos que vas a utilizar para obtener la información que necesitas. Las fuentes de datos pueden ser internas o externas, estructuradas o no estructuradas, y pueden variar en calidad y cantidad. Algunos ejemplos de fuentes de datos son bases de datos, archivos de texto, hojas de cálculo, redes sociales, sitios web o sensores. Debes asegurarte de que tus fuentes de datos sean confiables, relevantes y actualizadas.

En nuestro ejemplo, la empresa de embutidos podría utilizar las siguientes fuentes de datos internas: el sistema de facturación, que le proporciona los datos de ventas, ingresos y costos de cada producto y cada cliente; el sistema de inventario, que le indica el stock disponible de cada producto y el nivel de desperdicio; el sistema de producción, que le muestra el rendimiento y la calidad de cada proceso y cada máquina; y el sistema de atención al cliente, que le ofrece los datos de satisfacción, reclamos y sugerencias de los consumidores. Además, podría utilizar las siguientes fuentes de datos externas: el índice de precios al consumidor, que le permite conocer la evolución de la inflación y el poder adquisitivo de sus clientes; el informe de la competencia, que le da una visión del mercado y de las estrategias de sus rivales; y las redes sociales, que le permiten monitorear la reputación de su marca y las preferencias de los consumidores.

Considera que muchas de la información anterior podría venir de un producto conocido como ERP, uno de los mas utilizados a nivel mundial es SAP y muchas de las necesidades de BI podrían tener una base teniendo un producto u otro, por ejemplo al momento en SAP existen 2 ERP on premise ( ECC y S/4HANA) aunque también existen soluciones Cloud de S/4HANA, tener uno u otro puede realizar una diferencia significativa, ya que ECC no pose habilidades de BI en su ambiente ERP, aunque es posible construirlo con ABAP los reportes suelen ser lentos y dar muchos dolores de cabeza por ser una tecnología que básicamente tiene 30 años sin tener ajustes alineados al mercado (hablando de temas técnicos) y sin embargo S/4HANA es lo opuesto, ya que básicamente es donde SAP a concentrado su innovación, partiendo del ECC como definición se han reajustado muchos de sus módulos para dar el salto tecnológico basados en su nueva base de datos HANA la cual a traído nuevas herramientas que ayudan a que por definición se tengan capacidades BI integradas, no todas pero si las de necesidad diaria, en próximos artículos hablaremos más de esto.

Selecciona tus herramientas

El siguiente paso es elegir las herramientas que vas a usar para extraer, transformar, analizar y visualizar tus datos lo conocido como ETL (Extract-Tranform-Load). Existen muchas herramientas disponibles en el mercado, tanto gratuitas como de pago, que ofrecen diferentes funcionalidades y niveles de complejidad. Algunas de las herramientas más populares son Excel, Power BI, Tableau, QlikView o R. Debes seleccionar las herramientas que se adapten mejor a tus necesidades, recursos y habilidades así también teniendo un entendimiento de lo que tu empresa utilice, por ejemplo en el caso de tener SAP también puedes decidir utilizar herramientas de BI del mismo proveedor, como es el caso de HANA, S/4HANA, SAP BW (BW Netweaver AnyDatabase, BW Netweaver on HANA y BW/4HANA) para soluciones on premise, para soluciones cloud existe Datasphere (que anteriormente se conocía como DataWarehouse Cloud) donde se ha potenciado herramientas tipo SaaS con BW para satisfacer las necesidades de BI, así también SAP Business Object (BO) y SAP Analytics Cloud (SAC), muchas de estas herramientas poseen las herramientas para realizar la totalidad de un BI, aunque algunos clientes suelen mezclarlas debido a que suelen tener diferencias sustanciales en partes del proceso, por ejemplo BW es extremadamente eficiente a la hora de realizar el ETL pero muy deficiente con sus temas de reporteo (Bex Analysis, Dashboard Design), para el caso de las herramientas cloud aún están en proceso de mejora y suelen tener muchos temas a la hora de integración y despliegue.

En nuestro ejemplo, la empresa de embutidos podría optar por usar Power BI, una herramienta de Microsoft que le permite conectar fácilmente con sus fuentes de datos, crear un modelo de datos integrado, aplicar análisis avanzados y crear dashboards interactivos. Power BI tiene la ventaja de ser una herramienta accesible, escalable y compatible con otras aplicaciones de Microsoft, como Excel o Teams. Además, tiene una gran comunidad de usuarios que comparten sus conocimientos y experiencias en foros y blogs.

Extrae y transforma tus datos

Una vez que tengas tus fuentes de datos y tus herramientas, debes extraer los datos que vas a utilizar para tu análisis. Esto implica conectar tus herramientas con tus fuentes de datos y crear un modelo de datos que refleje la estructura y las relaciones entre ellos. También debes limpiar y normalizar tus datos, eliminando los valores faltantes, duplicados o erróneos, y aplicando las transformaciones necesarias para que tus datos sean consistentes y comparables.

En nuestro ejemplo, la empresa de embutidos podría usar Power BI para extraer los datos de sus sistemas internos y de las fuentes externas, y crear un modelo de datos que integre las diferentes tablas y medidas. Por ejemplo, podría crear una tabla de productos, que contenga los datos de cada tipo de embutido, como el nombre, el precio, el costo, el peso, el sabor, etc.; una tabla de clientes, que contenga los datos de cada segmento de consumidor, como el nombre, la ubicación, el canal de compra, la frecuencia, el volumen, etc.; y una tabla de ventas, que contenga los datos de cada transacción, como la fecha, el producto, el cliente, la cantidad, el ingreso, etc. Luego, podría relacionar estas tablas entre sí mediante claves comunes, como el código de producto o el código de cliente. Además, podría limpiar y transformar sus datos, por ejemplo, eliminando los registros incompletos o incorrectos, convirtiendo las monedas o las unidades de medida, agregando columnas calculadas o medidas derivadas, etc.

Analiza y visualiza tus datos

El último paso es analizar y visualizar tus datos para obtener los insights que buscas. Esto implica aplicar técnicas estadísticas, matemáticas o de aprendizaje automático para encontrar patrones, tendencias, correlaciones o anomalías en tus datos. También implica crear gráficos, tablas, mapas o dashboards que te permitan presentar los resultados de forma clara y atractiva. Debes elegir las técnicas y los tipos de visualización que mejor se ajusten a tu objetivo y a tu audiencia.

En nuestro ejemplo, la empresa de embutidos podría usar Power BI para analizar y visualizar sus datos de diferentes formas. Por ejemplo, podría crear un dashboard que le mostrara el cumplimiento de su objetivo de ventas, el desglose de sus ventas por producto, cliente, canal o región, el margen de contribución de cada producto o cliente, el análisis de Pareto de sus productos o clientes más rentables, el análisis de cohortes de sus clientes más fieles, el análisis de canasta de mercado de sus productos más complementarios o sustitutivos, el análisis de series de tiempo de sus ventas por temporada o por evento, el análisis de regresión de sus ventas en función de variables externas, etc. Estos análisis le permitirían obtener insights valiosos, como identificar sus fortalezas y debilidades, sus oportunidades y amenazas, sus factores críticos de éxito, sus áreas de mejora, sus estrategias más efectivas, etc.

Conclusión

Explorar tu BI puede ser un proceso muy beneficioso para tu organización, ya que te puede ayudar a tomar mejores decisiones basadas en datos. Para explorar tu BI, debes seguir una serie de pasos que te permitan definir tu objetivo, recopilar, procesar y visualizar tus datos. Además, debes contar con las herramientas adecuadas y seguir las mejores prácticas de BI. Así, podrás obtener información valiosa que impulse el crecimiento de tu negocio.

Si quieres explorar tu BI de una manera más eficiente y efectiva, puedes contar con nuestra ayuda. Somos expertos en BI, y podemos ayudarte con tu proceso, ya sea fortalecer a tu equipo, realizar una valoración o crear un proyecto de BI exitoso. No dudes en contactarnos y te asesoraremos sobre cómo aprovechar al máximo tus datos y transformarlos en insights que impulsen tu negocio. Estamos a tu disposición para ayudarte a alcanzar tus objetivos. ¡Contáctanos hoy mismo!